Formation lecture de plans industriels

Formation aux outils de la suite Microsoft office 365

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Le télétravail est devenu la norme et l’épidémie de covid a accéléré cette évolution. Les entreprises doivent s’adapter à ces nouvelles pratiques sans pour autant perdre en productivité. Pour cela, la suite Microsoft Office 365 offre des solutions : son espace collaboratif complet permet de communiquer à distance de diverses manières, de créer des documents en ligne, d’y accéder depuis n’importe quel support (desktop, mobile, tablette) et de les transmettre à des collègues.

Pour accompagner vos salariés dans la maîtrise de ces outils, Woonoz a créé une formation s’appuyant sur la méthodologie de l’Ancrage Mémoriel®. Très efficace, déployée auprès de groupes tels que Swiss Life, elle repose sur une base commune de 30 points clés à maîtriser par chaque collaborateur.

Repenser la communication et la collaboration au sein des entreprises

Qu’on le veuille ou non, le télétravail partiel ou total est devenu incontournable dans des secteurs entiers du monde du travail. De nombreuses entreprises en font désormais un argument parmi d’autres pour attirer et retenir les talents. 

Par ailleurs, l’organisation du travail est protéiforme : il faut pouvoir échanger entre plusieurs pôles ou plusieurs sites, travailler parfois à l’international, collaborer avec des personnes en externe et des freelances… Tout cela nécessite d’adapter les modes de communication au sein de l’entreprise.

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Microsoft Office 365 : des outils efficaces pour l’entreprise

Les outils de la suite Microsoft Office 365 constituent une solution pour les entreprises. 

Microsoft Office offre en effet la possibilité de communiquer à distance, notamment grâce à Outlook (messagerie professionnelle) et à Teams (messagerie instantanée). Il est possible de créer des réunions audio et vidéo, enregistrables si besoin. 

L’utilisateur de la suite Office 365 a également accès à des applications bureautiques de production : Word (texte), Excel (tableur), Powerpoint (présentation)… Les documents créés (mais également les images les vidéos, etc.) peuvent être stockés en ligne et partagés entre plusieurs collaborateurs, grâce à OneDrive (espace de stockage cloud) et à Sharepoint (intranet). Ils sont consultables et modifiables en direct depuis tout support (desktop, mobile, tablette). 

Microsoft Office offre par ailleurs une protection contre les spams et autres menaces. 

Cette collaboration en temps réelle et ce système de partage permettent à l’entreprise de conserver (voire d’améliorer) sa productivité. 

Encore faut-il que tous les salariés maîtrisent au moins les fondamentaux des outils de la suite Office.

Ne pas perdre en efficacité

En effet, s’ils utilisent mal ces outils, les salariés peuvent perdre en efficacité (documents perdus ou “qui se croisent”, multiplication des pièces jointes, recherche d’aide en ligne ou auprès d’un collègue, etc.). Cela fait perdre du temps à tout le monde et la productivité de l’entreprise s’en trouve affectée. 

De surcroît, une mauvaise maîtrise de ces outils peut également menacer la sécurité de l’entreprise (données stockées au mauvais endroit, risque de perte ou de diffusion, etc.). Or les experts “IT” ne sont pas toujours compétents pour faire face à ces problèmes ni pour former leurs collègues aux bonnes pratiques.  

Par ailleurs, l’entreprise doit être en mesure de former tous les nouveaux collaborateurs dès leur arrivée à l’utilisation de ces outils. Il est donc nécessaire de proposer une solution de formation qui peut être déployée de manière individuelle et permette une flexibilité totale quant à la programmation des sessions de formation. 

Ainsi, il est essentiel d’acquérir une culture commune de l’outil et un socle de bonnes pratiques.

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La formation Woonoz : 30 points clés à maîtriser

C’est là qu’intervient Woonoz. Le module de formation déployé permet à chaque collaborateur de travailler 30 points clés indispensables à la maîtrise des outils de la suite Office. Les salariés apprennent notamment : 

  • à utiliser Teams (recherche, création d’une fenêtre de conversation, enregistrement d’un message…) ; 
  • à communiquer efficacement (changement du statut dans Teams, création d’un message d’absence dans Teams et Outlook…) ; 
  • à retrouver et à envoyer des documents (retrouver une version précédente, envoyer un document par mail…) ; 
  • à gérer et à modifier des documents (ouvrir un document Office partagé dans l’application de bureau, consulter un document…) ; 
  • à utiliser SharePoint (suivre un site SharePoint, retrouver un fichier ou un dossier partagé…). 

Au terme de la formation, un collaborateur est capable de communiquer avec ses collègues (envoi de courriels ou de messages, appel audio ou vidéo), de leur transmettre documents divers, mais aussi de classer et de retrouver ces documents.

L’efficacité dans l’apprentissage grâce à l’Ancrage Mémoriel®

Le saviez-vous ? En moyenne, 80 % des éléments clés d’une formation sont oubliés dans les sept jours qui suivent.

Nous faisons en sorte que cela n’arrive pas. Comment ? Grâce à la méthodologie de l’Ancrage Mémoriel®. Elle permet de renforcer les apprentissages dans la durée et dans la pratique, en allant jusqu’à la création de repères et de réflexes logiciels que l’utilisateur sera capable de reproduire au quotidien.

Son fonctionnement ? Le système analyse en temps réel le niveau de chaque collaborateur. Il est en mesure de déterminer les acquis et les lacunes des apprenants ainsi que les points qui doivent encore être travaillés. Il ne propose que des exercices concrets nécessaires à la progression. Chaque personne se forme de manière efficace grâce à un parcours de formation unique.

Une formation destinée aux salariés pour la cybersécurité de l'entreprise

Une solution e-learning personnalisée au service de votre entreprise

Woonoz est, depuis 2005, le spécialiste de l’apprentissage adaptatif grâce aux neurosciences. La formation logicielle compte aujourd’hui parmi les grands piliers de l’Ancrage Mémoriel®. Notre expérience nous permet aujourd’hui de proposer une solution unique sans équivalent sur le marché.

L’entraînement proposé est immersif. Le parcours propose des exercices pratiques et concrets s’appuyant sur des copies d’écran des logiciels. Cela permet à chaque apprenant de se projeter dans son utilisation concrète de la solution, de limiter son effort cognitif et de maximiser sa rétention de l’information. Des sessions de révisions peuvent être mises en place si nécessaire. Outre une évaluation finale des acquis des collaborateurs, notre moteur d’Ancrage Mémoriel® va vous permettre de dégager des métriques pédagogiques très fines et très riches. Vous serez à même non seulement de piloter le déploiement de la formation, et d’en mesurer l’efficacité, mais également de repérer les points clés difficiles, afin d’enclencher une amélioration continue de votre dispositif.

Notez-le : le module est entièrement personnalisable à la demande. Les organisations sollicitant le déploiement de cette formation peuvent notamment choisir d’ajouter des visuels de leurs propres environnements informatiques (notamment SharePoint), voire même d’inclure les règles de communication qu’elles ont édictées.

Votre entreprise peut ainsi très facilement développer une culture commune sur les usages de Microsoft Office 365. 

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